[:sq]Sektori i Projekteve dhe Marrëdhënieve me Jashtë[:en]Sector of Projects and International Relations[:] – UNIVLORA

[:sq]Sektori i Projekteve dhe Marrëdhënieve me Jashtë

Roli dhe Misioni i Sektorit:

Të ndihmojë Zëvendës Rektorin për Zhvillimin Institucional dhe Komunikim në realizimin e detyrave të fushës së tij.
Sektori është i rëndësishëm në strukturën e Universitetit “Ismail Qemali” Vlorë, nëpërmjet aktivitetit të tij synon ndërkombëtarizimin e UV-së, shkrimin dhe realizimin e projekteve të zhvillimit dhe asistimin e njësive akademike dhe administrative të universitetit për përmbushjen e objektivave afatshkurtra dhe afatgjata të institucionit. Kjo nëpërmjet bashkëpunimeve kombetare, ndërkombëtare dhe partneriteteve të UV në projekte me fokus zhvillimin dhe kërkimin shkencor.
Ky sektor është autoriteti i vetëm ligjor i autorizuar nga Rektori për implementimin e projekteve të zhvillimit nën monitorimin e zëvendës Rektorit për Zhvillimin Institucional dhe Komunikim.
Sektori është autoriteti i vetëm administrativ i autorizuar nga Rektori dhe Senati për asistencën, mbështetjen dhe koordinimin e projekteve të kërkimit universitar nën monitorimin e zv. Rektorit për Zhvillim dhe Komunikim.
Sektori do të synojë të jetë një pikë kontakti dhe një dritare informuese për stafet akademike dhe studentet. Ata do të gjejnë informacionet e nevojshmë në kohë reale në lidhje me mundësitë e njohjes dhe përdorimit të fondeve të financimit nga projekte të ndryshme me financues ndërkombëtarë dhe kombëtarë.
Sektori do të jetë në bashkëpunim të ngushtë me sektorin e Komunikimit për promovimin e aktiviteteve në kuadër të projekteve dhe marrëveshjeve të bashkëpunimit.

2. Qëllimi:

Sektori synon asistimin, koordinimin dhe menaxhimin administrativ të veprimtarisë së njësive të tjera brenda UV, në mënyrë që ato të jenë partnerë aktiv në bashkëpunime dhe në projekte kombëtare dhe ndërkombëtara në mënyrë direktë të ndikojë në;

Përmirësimin e imazhit të Universitetit “Ismail Qemali” Vlorë, si një partner i besueshëm strategjik në bashkëpunimet ndërkombëtare me partnerë akademik dhe jo akademik.
Përmirësimin e imazhit të Universitetit “Ismail Qemali” Vlorë, si një partner i besueshëm strategjik në bashkëpunimet kombëtare me partnere akademik dhe jo akademik.
Përmirësimin e ofertës didaktike dhe kërkimit shkencor të Universitetit “Ismail Qemali” Vlorë.
Përmirësimin e shërbimeve të ofruara nga Universitetit “Ismail Qemali” Vlorë për zgjidhjen e problemeve të ndryshme të komunitetit në nivel rajonal dhe kombëtar.
Kthimin e Universitetit “Ismail Qemali” Vlorë në një sistem referimi për studimet social – ekonomike të Rajonit të Vlorës përmes forcimit të partneriteti publik dhe privat.

3. Kompetencat dhe veprimtaria e Sektorit të Projekteve dhe Marrëdhënieve me Jashtë.

Komponenti Projekte

Identifikimi në kohë reale të informacioneve rreth programeve të ndryshme të financimit nga Programet e Komunitetit Evropian dhe donatorëve të tjerë si, (Programi IPA, ERASMUS, Intereg, Macro – Adriatico Ionico, Med Balkan, Horizont 2020, Europe for Citisens, Programet IPA ndërkufitare Shqiperi-Greqi, Shqiperi – Itali – Mali i Zi, COSME etj).
Koordinim të personelit akademik dhe studentëve për pjesëmarrje aktive në aplikimet e projekteve të ndryshme.
Mbështetje teknike të personelit akademik dhe studentëve gjatë procesit të shkrimit të projekt – propozimeve, si dhe plotësimin e dokumentacionit të nevojshëm për aplikime në projekte.
Të kryejë menaxhimin teknik dhe financiar të projekteve të zhvillimit dhe kërkimit përmes pjesëmarrjes (në bazë të ligjit të prokurimeve) së punonjësve të zyrës dhe përfaqësuesve të departamenteve.
Të lehtesojë mundësine e vendosjes së kontakteve të bashkëpunimit, në nivel institucional.
Të lehtësojë vendosjen e kontakteve individuale të bashkëpunimit të stafeve akademike, me homologët e tyre brenda dhe jashtë vendit.
Të informojë personelet akademike në lidhje me fushat prioritare të programeve të ndryshme të financimit dhe bashkëpunimit në projekte ndërkombëtare, kriteret e aplikimit dhe të vlerësimit të tyre.
Zyra mbështet dhe ndihmon gjenerimin në mënyre të vazhdueshme të ideve dhe projekt – propozimeve nga personelet akademike brenda UV, shkrimin e kornizave rutinë në projekte apo redaktimin dhe në paraqitjen sa më mirë të projekt – propozimeve.
Të materializojë në koordinim të plotë me strukturat bërthamë për shkrimin e projekteve në departamente, kthimin e këtyre ideve në projekt – propozime dhe prezantimin dhe diskutimin e tyre me partner potencialë.
Të promovojë aktivitetet e partneritetit të UV në takime të ndryshme, brenda dhe jashte vendit.

Komponenti Marrëdheniet me jashtë

Të mbajë kontakte të vazhdueshme me zyrat e marrëdhënieve me jashtë me Universitete me të cilat UV ka marrëveshje bashkëpunimi, për mundesitë e bashkëpunimit dhe aksesimit të fondeve të BE, si dhe bashkëpunime të tjera bilaterale.
Të vendosë kontakte bashkëpunimi me zyra të marrëdhenieve me jashtë të Universiteteve të tjera jashtë vendit, për të rritur spektrin e partneritetit të UV në bashkëpunime ndërkombëtare.
Të hartojë në bashkëpunim me Rektoratin e UV-së, marrëveshjet protokollare të bashkëpunimit me Universitete të tjera brenda dhe jashtë vendit.

4. Struktura e Sektorit të Projekteve dhe Marrëdhënieve me jashtë:

Specialist për SHKRIM PROJEKTESH ZHVILLIMI

Specialist: MsC. Aulona HYSENAJ
Kompetencat dhe përgjegjësitë:

Shndërron projekt idetë e ardhura nga bërthamat e projekteve pranë njësive bazë, në projekt propozime konkrete, në përputhje me prioritete të programit dhe të thirrjeve specifike për aplikim.
Plotëson formatin e aplikimit, si dhe të gjitha dokumentat institucionale të lidhura me aplikimet përkatëse.
Përcakton plan kalendarin e aktiviteteve dhe ia kalon specialistit për buxhetin, për hartimin e tij.
Koordinon me partneret ndërkombëtare detajimin e aktiviteteve dhe përshkrimin e implementimit të tyre në territorin respektiv.
Është pjesë organike e implementimit dhe menaxhimit të projekteve.
Ndihmon drejtuesin në hartimin e raporteve përfundimtare.
Specialist për HARTIM DHE MENAXHIM TË BUXHETEVE TË PROJEKTEVE

Specialist: MsC. Edlira LATI
Kompetencat dhe përgjegjësitë:

Harton buxhetet e projekteve ndërkombëtare në përputhje me planin e aktiviteteve dhe Guidën për Hartimin e Buxhetit të përcaktuar nga thirrja përkatës për aplikime.
Të analizoje saktësisht zërat e buxhetit që do të përfshihen në përqindjen e co –financimit si të ardhura nga granti apo fondet e UV-së.
Të llogarisë kostot orare të stafit, që do të përfshihet në projektet që do të hartohen në përputhje me strukturën e pagave të tyre.
Të menaxhojë financiarisht projektin, duke përpiluar dokumentat financiare, në përputhje me Manualin e Menaxhimit dhe Regulloren e BE-së dhe t’ia kalojë ato për aprovim Rektorit dhe Administratorit.
Të mbajë të dhënat financiare të projektit, si dhe të dokumentojë të gjitha dokumentat justifikues financiare.
Të hartojë raportet financiare në përputhje me Manualin e Menaxhimit në periudhat përkatëse të raportimit.
Të raportojë shpenzimet në MIS – Management Informaton System of EU, në përputhje të plotë me Rregulloren e BE-së.
Të koordinojë me Zyrën e Financës për ekzekutimin e titujve ekzekutive financiarë të firmosura nga Rektori dhe Administratori i UV-së.

Specialist për ADMINISTRIMIN E DOKUMENTACIONIT TЁ MARRЁVESHJEVE DHE MARRËDHENIEVE ME JASHTЁ

Specialist: MsC. Ajola ÇOBANI
Kompetencat dhe përgjegjësitë:

Asiston njësite akademike dhe administrative të universitetit, për përnbushjen e objektivave afatshkurtra dhe afatgjata të institucionit, në drejtim të bashkëpunimit ndërkombëtar dhe partneritet të UV në projekte kombëtare dhe ndërkombëtare, me fokus zhvillimin e territorit dhe kërkimin shkencor, në funksion të këtij zhvillimi.
Zyra është një pikë kontakti dhe një dritare informuese për stafet akademike dhe studentët, ku ata do të gjejnë informacionet e nevojshme në kohë reale, në lidhje me mundësitë e aksesimit të fondeve të financimit nga projekte të ndryshme me donatorë ndërkombëtarë dhe vendas.
Zyra do të jetë në bashkëpunim të ngushtë me zyrën e promocionit, për promovimin e aktiviteteve që implementohen në kuadër të projekteve.
Të mbajë kontakte të vazhdueshme me zyrat e marrëdhënieve me jashtë me Universitete, me të cilat UV ka marrëveshje bashkëpunimi, për mundësitë e bashkëpunimit dhe aksesimit të fondeve të BE, si dhe bashkëpunime të tjera bilaterale.
Të vendosë kontakte bashkëpunimi me zyra të marrëdhenieve me jashtë të Universiteteve të tjera jashtë vendit, për të rritur spektrin e partneritetit të UV në bashkëpunime ndërkombëtare.
Harton, në bashkëpunim me Rektoratin e UV, marrëveshjet protokollare të bashkëpunimit me Universitete të tjera brenda dhe jashtë vendit.
Administron zyrën, dokumenatimin dhe aktivitetet e përditshme të saj.
Është përgjegjës për dokumentimin e çdo aktiviteti të zhvilluar në kuadër të projekteve apo marrëveshjeve të bashkëpunimit me jashtë.
Është përgjegjës për krijimin e arshivës se çdo projekti të KE-së, në përputhje me guidën për krijimin e kësaj arshive dhe afatet kohore të përcaktuara në kontratë.
Është përgjegjës për rnbajtjen e protokollit të çdo takimi të zhvilluar në kuadër të projekteve, zbardhjen e tyre në një raport përmbledhës.
Mbështet aktivitetin e anëtarëve të tjerë të stafit, në përputhje me implementimin e projekteve dhe marrëveshjeve të bashkëpunimit me Universitete vendase dhe të huaja.

Marrëveshje:

Kërkim dhe komunikim për marrje informacioni nëpërmjet ëebsite, email për:
- Adresat e sakta
- Emërtimet
- Kontaktet
- Nenet e marrëveshjes
- Etj.

Të Universiteteve për të përpiluar korrektësisht marrëveshjen.

Përpunim i informacionit të mbledhur për shkrimin e marrëveshjes.
Përshtatje sipas draft marrëveshje të UV.
Përkthim i marrëveshjes në Shqip dhe në Anglisht.
Ndjekje e proçedurës deri në finalizimin e marrëveshjes.
Dokumentim shkresor dhe elektronik i marrëveshjes në arkivën qëndrore të UV dhe në arkivën e zyrës.

Mobilitete, shkëmbime student dhe personel akademik dhe administrativ hyrës dhe dalës:

Mobilitete Hyrëse ( të huaj):

Komunikim parapërgatitor me e-mail me mobilitetet dhe universitetet për dokumentacionin e nevojshëm, që duhet në bazë të kohëzgjatjes së qendrimit në Shqipëri.
Pritje, akomodim.
Plotësim i dokumentacionit për secilin prej mobiliteteve sipas ligjeve në fuqime universitetin dhe me institucionet shqiptare: si Policia Kufitare, Konsullata etj.
Informim dhe shoqërim i mobiliteteve në aktivitete jashtë universitare: si qendra sportive, muzeume, ekskursione në qytete të ndryshme të Shqipërisë etj.
Plotësim i dokumentacionit përmbyllës së mobilitetit në universitetet e tyre.
Dokumentim shkresor dhe elektronik i informacionit të marrë nga koordinatorët në arkivën e universitetit dhe zyrës.

Mobilitete dalëse (UV)

Komunikim parapërgatitor me universitetet për dokumentacionin e nevojshëm që duhet në bazë të kohëzgjatjes së qendrimit të studentit të UV.
Komunikim për pritje dhe akomodim.
Plotësimi i dokumentacionit për secilin prej mobiliteteve sipas ligjeve në fuqi me Universitetin dhe me Institucionet e vendit ku shkon.
Plotësim i dokumentacionit përmbyllës së mobilitetit.
Dokumentim shkresor dhe elektronik i informacionit të marrë nga koordinatorët në arkivën e universitetit dhe zyrës.

Projektet:

Kërkim, identifikim i thirrjeve të projekteve dhe shpërndarja e tyre drejt personeli të UV.
Mbledhje informacioni nga fakultetet dhe përkthim për plotësimin e tabelave dhe formularëve për aplikime për projekte dhe ato në vazhdimësi.
Mbajtja e komunikimit me zyrat dhe fakultetet e UV për informacionin që i nevojitet zyrës së projekteve.
Përpilimi dhe dokumentimi i dokumentacionit të gjithë projekteve që nga momenti I hapjes së thirrjes deri në përfundim të tyre.

Anëtarësime në rrjete:

Evidentimi i rrjeteve dhe plotësim i formularëve për aplikim.
Ndjekja e proçedurave të pagesave nga zyra e financës.
Shpërndarja e informacionit kundrejt personelit të UV.

[:en]Sector of Projects and International Relations

Contact: international@univlora.edu.al

Role and Mission of the sector:

Assisting the vice Rector for Institutional Development and Communication in the accomplishment of his field duties.
The sector is important in the structure of University “Ismail Qemali” of Vlore, through its activity aims at the internationalization of UV, writing and realization of development projects and the assistance of academic and administrative units of university in fulfilling short and long term objectives of the institution. This is through national, international and partnerships collaborations of UV in projects focusing on scientific research and development.
This sector is the only legal authority authorized by the Rector for the implementation of development projects under the monitoring of the Vice Rector for Institutional Development and Communication.
The Sector is the only administrative authority authorized by the Rector and the Senate for assistance, support and coordination of projects university research under the monitoring of the Vice Rector for Institutional Development and Communication.
The Sector will be a contact point and an information window for academic staff and students. They will find the necessary information in real time about the possibilities of recognizing and using financing funds from various projects with international and national donators.
The Sector will be in close collaboration with the Communication Sector to promote activities within the framework of projects and cooperation agreements.

Purpose:

The Sector aims administrative assistance, coordination and management of other units inside UV, in the way to be active partners in collaborations and in national and international projects directly to affect in;

Image improvement of University “Ismail Qemali” of Vlora, as a reliable strategic partner in international collaborations with academic and non-academic partners.
Image improvement of University “Ismail Qemali” of Vlora, as a reliable strategic partner in national collaborations with academic and non-academic partners.
Improvement didactic and scientific research offers of University “Ismail Qemali” of Vlora.
Improvement of the services offered by University “Ismail Qemali” of Vlore for solving various problems of the community at regional and national level.
Return of University “Ismail Qemali” of Vlore into a referral system for socio – economic studies of Vlora’s Region through the strengthening of public and private partnerships.

3. Competencies and Activities of the Sector of Projects and International Relations.

Project’s component.

Identification of information in real time on different funding programs from European Community Programs and other donors such as IPA, ERASMUS, Interreg, Macro – Adriatico Ionico, Med Balkan, Horizon 2020, Europe for Citizens, IPA Trans boundary Programs Albania -Greece, Albania – Italy – Montenegro, COSME etc.).
Coordination of academic staff and students to actively participate in various project applications.
Technically support of academic staff and students during the process of writing project proposals, and also completing the necessary documentation for project applications.
Technical and financial management of development and research projects through participation (based on the procurement law) of office’s workers and departmental representatives.
Facilitation of possibility to establish cooperation contacts at institutional level.
Facilitation of the establishment of individual cooperation contacts of academic staff with their local and abroad counterparts.
Information of academic staff about the priority areas of the various funding and cooperation programs in international projects, their application criteria and their assessment.
The Office supports and assists the continuous generation of ideas and project proposals from academic staff in the UV, writing routine project frameworks or editing and presenting as good as possible the project proposals.
Materialization in full coordination with core structures for writing projects in departments, returning these ideas to project proposals, presenting and discussing them with potential partners.
Promotion of UV’s partnership activities at various meetings, both internally and externally the country.

International Relations component.

Maintains continuous contacts with international relations offices with Universities that have collaboration agreements with UV for the opportunities of cooperation and access to EU funds, as well as other bilateral cooperation.
Establishes co-operation contacts with international relations offices of other universities outside the country to increase the spectrum of UV partnerships in international collaborations.
Develops in cooperation with the Rectorate of UV protocol agreements of collaboration with other Universities in the country and abroad.

4. Sector of Projects and International Relations structure:

Specialist for WRITING DEVELOPMENT PROJECT

Specialist: MsC. Aulona HYSENAJ

Competencies and responsabilities:

Converts project ideas that comes from core projects near basic units into concrete project proposals, in line with program priorities and specific application calls.
Completes the application format and all the institutional documents related to the respective applications.v Specifies the calendar schedule of the activities and passes it to the Budget Specialist for its budgeting.
Coordinates with international partners details the activities and describing their implementation in their respective territory.
It is an organic part of implementation and project management.
Helps the leader in drafting final reports.

Specialist for PROJECT BUDGET DRAFTING AND MANAGEMENT

Specialist: MsC. Edlira LATI

Competencies and responsabilities:

Drafts the budgets of international projects in accordance with the activity plan and the Budget Development Guide as determined by the relevant call for applications.
Analyzes exactly the budget items that will be included in percentage of co-financing such as grant proceeds or UV funds.
Calculates the hourly costs of staff which will be included in projects that will be compiled in accordance with their salary structure.
Financially management of the project by compiling financial documents in accordance with the EU Management Manual and Regulation and passing them for approval to the Rector and the Administrator.
Financial maintenance project’s records and documentation of all financial justifying documents.
Financial drafts reports in accordance with the Management Manual at the relevant reporting periods.
Reports expenditures on MIS – Management Information System of EU in full compliance with the EU Regulation.
Coordinates with the Finance Office on the execution of financial executive titles signed by the Rector and the Administrator of the UV.

Specialist in the ADMINISTRATION OF THE DOCUMENTATION OF AGREEMENTS AND INTERNATIONAL RELATIONS

Specialist: MsC. Ajola ÇOBANI

Competencies and responsibilities:

Assists the academic and administrative units of the university to fulfill short and long term objectives of the institution in direction of international cooperation and partnerships in national and international projects, focusing on the development of the territory and scientific research in function of this development.
The Office is a contact point and an information window for academic staff and students where they will find the necessary real-time information about access of funding from various projects with international and local donors.
The office will be in close cooperation with the promotion office, to promote the activities being implemented within the projects.v Maintains ongoing contacts with international relations offices with Universities which UV has cooperation agreements, opportunities for collaboration and access to EU funds, also other bilateral cooperation.v Establishes contact co-operation with international relation offices of other universities abroad to increase the spectrum of UV partnerships in international collaboration.
Compiles in cooperation with the Rectorate of the UV protocol agreements of cooperation with other Universities in and outside the country.
Administers its office, documentation and daily activities.
Responsible for documenting any activity developed in the framework of external cooperation projects or agreements.
Responsible for creating the archive of any EU project in accordance with the guide for the creation of this archive and the time limits specified in the contract.v Responsible for keeping the protocol of each meeting developed in the framework of the projects, highlighting them in a summary report.
Supports the activity of other staff members in accordance with the implementation of projects and cooperation agreements with local and foreign Universities.

Agreements:

Search and communication for obtaining information via the website, email for:
Correct addresses.
Label.
Contacts.
Agreement articles.
Etc.

Of universities to compile correctly the agreement.

Processing the information collected for writing the agreement.
Adjustment according to the draft of UV agreement.
Translation of the agreement in Albanian and English.
Following the procedure until the finalization of the agreement.
Written and electronic documentation of agreement in the central archive of UV and in office archive.

Mobility exchange of students and academic and administrative personnel ingoing and outgoing:

Ingoing mobility (foreigner):

Preparatory communication by e-mail to the mobility and universities for the necessary documentation, which should be based on the length of stay in Albania.
Reception, accommodation.
Completion of documentation for each of the mobility according to the laws in power of the university and Albanian institutions: Border Police, Consulate etc.
Information and accompanying mobility in non-university activities such as sports centers, museums, excursions to various cities of Albania, etc.
Completion of final mobility documentation at their universities.
Written and electronic information taken by the coordinators in the archive of university and office.

Outgoing mobility (UV):

Preparatory communication with the universities for the necessary documentation that should be based on the length of stay of the student UV.
Communication for reception and accommodation.
Completion of documentation for each of the mobility under the laws in force with the University and the Institutions of the country where is going.
Completion of final mobility documentation.
Written and electronic information taken by the coordinators in the archive of university and office.

Projects:

Searching, identifying of project calls and distribution of them to UV staff.
Collecting information from faculties and translation for filling in tables and forms for project applications and on-going projects.
Keeping communication with the offices and faculties of the UV for the information that the project office needs.
Drafting and documenting the documentation of all projects from the moment of call opening until their completion.

Memberships in networks:

Networking and filling out application forms.
Follow up payment procedures from the finance office.
Distributing information against UV staff.

[:]