A. Përbërja:

Drejtori i drejtorisë(jurist): Fabjola Pashaj

  • Sektori juridik             3 specialist jurist
  1. Specialist i ligjshmërisë akademike dhe marrёveshjeve me tё huajt dhe tё tretёt
  2. Specialist, përfaqësues ligjor i institucionit në çështje gjyqësore e të tjera.
  3. Specialist i ligjshmërisë ekonomike e financiare, administrative

 

  • Sektori i Administrimit tё Burimeve Njerёzore dhe Dokumentit zyrtar (shkresor dhe elektronik)

Përgjegjësi i Sektorit: Rezarta Sinanaliaj

  1. Sekretar i përgjithshm i UV-së: Harikla Beduli
  2. Specialist Arkive: Erdeta Breshanaj
  3. Sekretar (kordinator) i BA, Asamblesё sё Personelit akademik (ASP) dhe Komisioneve tё Pёrhershme: Olsi Vangjeli

 

BDetyrat funksionale.

  • Drejtori i Drejtorisë ka këto detyra:
  • Harton përshkrimin e punëve për Sektorin Juridik dhe Sektorin e Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar(shkresor dhe elektronik).
  • Parashikon planet mujore të punës, të gjitha detyrat që i dalin drejtorisë sipas fushave përkatëse, ndjek sistematikisht plotësimin e tyre dhe bën analizën në nivel drejtorie, në zbatim të detyrave të përcaktuara nga programet vjetore dhe periodike të miratuara.
  • Bën shpërndarjen e punës dhe çështjeve që i adresohen drejtorisë dhe ndjek e kontrollon punën që bëhet nga përgjegjësi i Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar, specialistët të Sektorit Juridik, për përcaktimin e dhënien e zgjidhjeve ligjore, në afatet e caktuara.
  • Zbaton, ndjek dhe bashkërendon plotësimin e të gjitha detyrave të ngarkuara nga Rektori.
  • Kontrollon dhe firmos të gjitha shkresat që përgatisin punonjësit e Drejtorisë, për Drejtorinë;
  • Kryen analiza periodike për veprimtarinë e drejtorisë dhe mbi këtë bazë, informon periodikisht Rektorin për veprimtarinë e drejtorisë, për ecurinë e detyrave të ngarkuara për të dy sektorët, si dhe bën vlerësime pune për përgjegjësin e Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar si dhe për specialistët e Sektorit Juridik.
  • Merr masa për zbatimin e vendimeve të Senatit Akademik dhe Bordit të Administrimit brenda drejtorisë në rast se i janë ngarkuar drejtorisë për zbatim.
  • Kryen studime për fusha të ndryshme dhe organizon sistemin e informacionit për Sektorin Juridik.
  • Organizon sistemin e administrimit të informacionit dhe të statistikave për veprimtarinë e sektorit Juridik.
  • Realizimi i detyrave të tjera që do të gjykohen se janë në përputhje me misionin dhe funksionimin e përgjithshëm të kësaj Drejtorie, detyra të ngarkuara nga Rektori.

 

  • Sektori Juridik.

Misioni: Mbёshtet me konsulencё dhe asistencё juridike: autoritet dhe organet drejtuese kolegjiale, strukturat/njёsitё akademike, administrative, ekonomike e financiare tё Institucionit, pedagogёt dhe studentёt.

  • Specialist, përfaqësues ligjor i institucionit në çështje gjyqësore e të tjera, në zbatim të detyrave tëtij :
  • Do të ndjekë  në të gjitha shkallët e shqyrtimit apo të gjykimit, me autorizim të Rektorit, të gjitha çështjet gjyqësore, ku institucioni është palë ndërgjyqëse, paditëse, e paditur ose person i tretë me qëllim përfaqësimin sa më dinjitoz.
  • Përpilon  kërkesëpaditë, ankimet, rekurset dhe i depoziton ato pranë gjykatës kompetente.
  • Verifikimi i pranimit ose jo të gjithë rekurseve dhe kërkesave për pezullim që UV-ja ka bërë në Gjykatën e Lartë.
  • Azhornimi  me datat e gjykimit pranë  të tre shkallëve të gjyqësorit.
  • Realizimi i marëdhënieve të bashkëpunimit me Zyrën Përmbarimore, në lidhje me zbatimin e vendimeve gjyqësore që kanë marrë formë të prerë, përgatitja e kërkesave përkatëse, në rastet e kundërshtimit të veprimeve përmbarimore;
  • Njohja me legjislacionin në fuqi dhe ndryshimet e tij, me vendimet unifikuese të Kolegjeve Civile të Bashkuara si dhe me vendimet e Gjykatës Kushtetuese;
  • Bën propozime për lehtësimin e zbatimit të kuadrit ligjor të arsimit të lartë, nëpërmjet nxjerrjes së akteve zbatuese si rregullore, vendime, urdhëra e udhëzime të firmosura nga Rektori i UV-së.
  • Do të kontribuojë në zgjidhjen e kërkesave apo ankesave drejtuar Rektorit, duke këshilluar strukturat përgjegjëse për trajtimin e tyre në lidhje me çështjet me natyrë ligjore e juridike.
  • Do të përpilojë dhe siglojë shkresat, urdhërat dhe udhëzimet e rektorit me karakter të përgjithshëm.
  • Dhënien e ndihmës juridike për hartimin e projekt statuteve, projekt rregulloreve si dhe akteve të tjera të brendshme të institucionit, kur do ti kërkohet.
  • Realizimi i detyrave të tjera që do të gjykohen se janë në përputhje me misionin dhe funksionimin e përgjithshëm të këtij sektori, detyra të ngarkuara nga Drejtori i Drejtorisë.

 

  • Specialist i ligjshmërisë ekonomike e financiare, administrative, në zbatim të detyrave të tij:
  • Do të japë këshilla, opinione dhe ndihmës juridike, me iniciativë apo si pas kërkesës, për personelin ndihmësakademik dhe atë administrativ, në drejtim të njohjes, interpretimit dhe zbatimit korrekt të LigjitNr. 80/2015 “Për arsimin e lartë dhe kërkimin shkencor në institucionet e arsimit të lartë në Republikën e Shqipërisë”, si dhe akteve të tjera ligjore e nën ligjore në fuqi.
  • Do të vendosë në dispozicion të personelit ndihmësakademik dhe atij administrativ, të gjitha aktet ligjore dhe nënligjore që i kërkohen dhe do të nxiti zbatimin e njëllojtë dhe të përpiktë të akteve ligjore e nën ligjore në fuqi nga i gjithë personeli ndihmësakademik dhe ai administrativ.
  • Do të japë mendime për projektligje apo drafte aktesh nënligjore që lidhen me arsimin e lartë, kur do ti kërkohet.
  • Do të japë konsulencë juridike për personelin ndihmësakademik dhe administrativ të UV-së për problem të ndryshme të karakterit juridik.
  • Do të japë mendime për akte të ndryshme të karakterit juridik.
  • Do të njohë personelin ndihmësakademik dhe atë administrativ me ligjet dhe aktet nën ligjore në fushën e arsimit të lartë.
  • Do të japë ndihmë juridike për hartimin e projekt statuteve, projekt rregulloreve si dhe akteve të tjera të brendshme të institucionit, kur do ti kërkohet.
  • Do të bëjë azhornimin e përditshem me Fletoret Zyrtare dhe azhornimin e personelit administrative dhe atij ndihmësakademik me daljen e akteve ligjore dhe nën ligjore duke siguruar përditësimin e Bibliotekës Ligjore (elektronike) nëpërmjet afishimit dhe komunikimit me email të akteve ligjore/nënligjore të azhornuara në fuqi, apo përmbledhjeve ligjore dhe botimeve të ndryshme
  • Do të bëjë azhornimin e faqes zyrtare elektronike të UV-së, të nën rubrikës baza ligjore, duke përditsuar përmbledhjen e bazës ligjore me çdo akt të botuar në fletoren zyrtare, (akt i cili shërben për zbatimin e funksioneve ligjore apo implikohet gjatë zbatimit të tyre) mbi të cilat mbështetet Universiteti “Ismail Qemali” Vlorë në ushtrimin e funksioneve te veta.
  • Do të trajtojë problematikat e administratës me natyrë juridike.
  • Do të përpilojë dhe siglojë urdhërat e rektorit me karakter individual.
  • Do të bashkëpunojë me Drejtorinë e Financës dhe Buxhetit në përpilimin e urdhër pagesave të ndryshme.
  • Realizimi i detyrave të tjera që do të gjykohen se janë në përputhje me misionin dhe funksionimin e përgjithshëm të këtij sektori, detyra të ngarkuara nga Drejtori i Drejtorisë.

 

  • Specialist i ligjshmërise akademike dhe marrëveshjeve me të huajt dhe të tretët, në zbatim të detyrave tëtij :
  • Do tëjapë këshilla, opinione dhe ndihmë juridike, me iniciativëaposipaskërkesës, përpersonelinakademik dhe studentëtnëdrejtimtënjohjes, interpretimitdhezbatimitkorrekttë Ligjit Nr. 80/2015  “Për arsimin e lartë dhe kërkimin shkencor në institucionet e arsimit të lartë në Republikën e Shqipërisë”, si dhe akteve të tjeral igjore e nënligjore në fuqi.
  • Do të vendosënëdispoziciontëpersonelitakademik  të gjitha aktet ligjore dhe nënligjore që i kërkohen dhe do të nxiti zbatimin e njëllojtë dhe të përpiktë të akteveligjore e nënligjore në fuqi nga i gjithë personeli  akademik.
  • Do të japëkonsulencëjuridike për personelin akademikdhestudentët për problem tëndryshmetëkarakterit juridik.
  • Do tëjapë ndihmë juridike për hartimin e projektstatuteve, projektrregulloreve si dhe akteve të tjera të brendshme të institucionit, kur do ti kërkohet.
  • Do të mbyllë proçedurën e verifikimit të dokumentacionit të bursave për studentët e UV-së si dhe nxjerrja e listës me studentët që përfitojnë bursë në cilësinë e anëtarit të Komisionit të Shqyrtimit dhe miratimit të bursave.
  • Do të shqyrtojë kërkesat e studentëve për përjashtimet nga tarifat e studimit në cilësinë e anëtares së Komisionit për kategoritë e studentëve që përjashtohen nga pagesa e tarifës së studimit.
  • Do të trajtojëçështjetakademike, problematikat e studentëve, problematikat e fakulteteve me natyrë juridike.
  • Do të bëjëstandardizimin dhe përmirësimin e kontratave dhe marrëveshjeve që universiteti  do të lidhë me subjektet fizik e juridik, vendas e të huaj, në përputhje me legjislacionin në RSH, përsa i përket përmbajtjes dhe kushteve të tyre, duke bashkërenduar me strukturat përkatëse të institucionit.
  • Do të japëndihmë ligjore për hartimin e kontratave dhe marrëveshjeve të institucionit; kërkimi i informacionit teknik nga strukturat e institucionit për përcaktimin e të drejtave dhe detyrimeve dhe negocimi gjatë përgatitjes së kontratave, aktmarrëveshjeve, memorandumeve të mirëkuptimit dhe bashkëpunimit, në mbështetje me kuadrin ligjor;
  • Do të angazhohet (në bashkëpunim dhe pas kërkesës së strukturave përkatëse të UV-së), për monitorimin e zbatimit të të drejtave dhe detyrimeve të marra përsipër në kontrata dhe marrëveshje, veçanërisht në përcaktimin e sanksioneve dhe përgjegjësisë për zbatimin e tyre, duke synuar minimizimin e kostos financiare për institucionin;
  • Do të sigurojë dhënien e konsulencës juridike për mosmarrëveshjet civile që mund të lindin nga zbatimi i kontratave/marrëveshjeve dhe rastet e konflikteve civile që shkaktohen nga mos respektimi i tyre, saktësimi i hapave procedurialë që do të ndërmerren në raste të tilla.
  • Realizimi i detyrave të tjera që do të gjykohen se janë në përputhje me misionin dhe funksionimin e përgjithshëm të këtij sektori, detyra të ngarkuara nga Drejtori i Drejtorisë.

 

 Në realizimin e detyrave të tij specialist i Sektorit juridik:

  • Zbaton me përpikmëri dhe në nivel të lartë profesional të gjitha detyrat e ngarkuara nga eprorët e tij;
  • Jep përgjigje ligjore dhe teknike për problemet specifike që mbulon sipas detyrave që i ngarkohen brenda sektorit, si dhe përgatit propozime lidhur me trajtimin e çështjeve të ndryshme me karakter profesional dhe teknik, sipas fushave që mbulon sektori;
  • Ndjek korrespondencën që i është dhënë për trajtim, duke respektuar rigorozisht afatet e përcaktuara. Përgatit materialin dhe pasi e siglon ia paraqet drejtorit të drejtorisë
  • Mban përgjegjësi për cilësinë dhe saktësinë profesionale të materialeve të përgatitura;
  • Punon në vazhdimësi për rritjen e aftësive vetiake tekniko-profesionale dhe marrin pjesë në veprimtaritë trajnuese për këtë qëllim, në funksion të plotësimit sa më të mirë të detyrës së ngarkuar, të njohë legjislacionin në fuqi dhe në mënyrë të veçantë atë që lidhet me punën sipas specifikës së fushës që mbulon.

 

  • Sektorit të Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar:

 

  • Përgjegjesi i Sektorit të Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar.
  • Harton projekt propozimin për strukturën, organikën dhe tabelën e pagave, dhe të detyrave që rrjedhin nga Kodi i Punës dhe ligji për arsimin e lartë si dhe akte ligjore dhe nënligjore përkatëse.
  • Përpilon dokumentacionin për konkurset për marrjen dhe pranimin e punonjësve në punë, plotësimin e tyre me librezat e punës si dhe bën shënimet përkatëse në këto libreza. Përgjigjet për plotësimin dhe ruajtjen e dosjes personale me dokumentacionin e nevojshëm për çdo punonjës të institucionit.
  • Përgatit, në bashkëpunim me sektorët dhe drejtoritë e tjera në Rektorat, si dhe ruan “Përshkrimet e Punës” për çdo vend pune si dhe ndjek zbatimin e detyrave të Sektorit të Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar.
  • Me urdhër të Rektorit merr pjesë në komisionet ad-hoc dhe në komisionet e vlerësimit për punësimin në Universitetin “Ismail Qemali” Vlorë.
  • Ndjek plotësimin e vendeve të punës në të gjithë institucionin dhe rast pas rasti informon Rektorin; përgatit propozimet konkrete për çdo rast në përputhje me aktet ligjore dhe nënligjore në fuqi.
  • Me urdhër të Rektorit ndjek procedurat e konkurseve të punësimit për personelin ndihmësakademik në njësitë kryesore të UV-së.
  • Ndjek procedurën e miratimit për punonjësit me kontratë të përkohshme si dhe harton kontratat përkatëse të punës.
  • Në bashkëpunim me njësitë kryesore koordinon punën për përmirësimin e strukturave akademike, ndihmësakademike dhe administrative, duke bërë studimet dhe propozimet përkatëse.
  • Ndjek ndryshimin e numrit të të gjithë personelit në institucion, të pagave përkatëse si dhe realizimit të tyre.
  • Ndjek daljet në pension të të gjithë personelit sipas legjislacionit dhe kryen veprimet përkatëse.
  • Harton planin e pushimeve vjetore për punonjësit e rektoratit dhe ndjek zbatimin e tyre. Përgatit udhëzimet për strukturat e personelit në njësitë përbërëse lidhur me periudhat e dhënies së lejeve të punonjësve, pasi udhëzohet nga Rektori dhe konsultohet me strukturat përbërëse të rektoratit.
  • Ndjek çdo ditë mbarëvajtjen e punës në administratën qendrore, kontrollon disiplinën në punë, mungesat, vonesat, raportet mjekësore, për çdo muaj përgatit dhe dorëzon listëprezencën në punë, merr masa për zëvendimin e personelit në rastet e mungesave në bashkëpunim me përgjegjësit e Sektorëve apo Drejtorët përkatës.
  • Kujdeset për kushtet e punës së punonjësve, shëndetin e tyre si dhe për realizimin e trajtimeve suplementare financiare për vende pune të cilat e përfitojnë sipas akteve ligjore dhe nënligjore në fuqi.
  • Ushtron kompetencat e Autoritetit Pergjegjes ne perputhje me ligjin nr.9367 , date 7.4.2005 “ Per parandalimin e konfliktit te interesave ne ushtrimin e funksioneve publike.
  • Nxjerr të dhënat e personelit që i nevojiten dreejtuesve të institucionit, si dhe strukturave të tjera në kuadrin e studimeve të aktiviteteve të miratuara nga Rektorati.
  • Organizon, drejton, koordinon dhe kontrollon punën e specialistëve që ka në varësi.
  • Përgatit analizat e punës së sektorit.
  • Raporton periodikisht tek eprori mbi punën e bërë gjatë një kohë të caktuar me shkrim ose me gojë.
  • Është përgjegjës për zbatimin e ligjeve dhe akteve nënligjore si dhe të vendimeve të Senatit akademik, Bordit te administrimit, rektoratit, dhe rektorit që janë detyrim për t’u zbatuar për sektorin qe ai drejton.
  • Bashkëpunon me sektorët brenda drejtorisë dhe sektoret jashtë tij për plotësimin e detyrave.
  • Bën vlerësimin e arritjeve individuale të punonjësve që ka në varësi.
  • Mbikqyr zbatimin e ligjit për rregullat e etikës në administratën publike.
  • Përgatit planin mujor të punës për sektorin dhe e paraqet për miratim tek drejtori.
  • Nxjerr të dhëna (raporte) sipas treguesve të ndryshëm nga programi i personelit, pasi të jetë hartuar ky program.
  • Punon për krijimin, unifikimin, standartizimin e dokumentacionit të sektorit të personelit.
  • Plotëson kontratat individuale të punës.
  • Plotëson rregjistrin themeltar të punonjësve dhe indeksin përkatës.
  • Ndjek zbatimin e Kodit të Punës si dhe akteve të tjera ligjore dhe nënligjore në fuqi për kohën e punës dhe të pushimit.
  • Punonjësit e Sektorit të Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar janë të detyruar të ruajnë sekretet dhe të dhënat zyrtare me të cilat punojnë sipas përcaktimeve të legjislacionit në fuqi për mbrojtjen e të dhënave personale.
  • Merr masa organizative për plotësimin e detyrave të sektorit brenda planifikimit të detyrave të tij.
  • Evidenton problemet që dalin nga veprimtaria e përditëshme, si dhe çështjet e ndryshme që ngrihen me shkrim nga punonjësit e UV-së mbi problematikat që ky sektor mbulon dhe përcakton zgjidhjet e mundshme brenda kuadrit ligjor në fuqi dhe i propozon drejtorit rrugëzgjidhjet përkatëse.
  • Kontrollon punën e përditshme të specialistëve në varësi, për plotësimin e detyrave që i janë ngarkuar.
  • Kryen studime për fusha të ndryshme dhe organizon sistemin e informacionit për sektorin që mbulon.
  • Organizon sistemin e administrimit të informacionit dhe të statistikave për veprimtarinë e sektorit.
  • Bën vlerësime pune për punonjësit e sektorit.
  • Zbaton çdo urdhër të posaçëm të Rektorit për situate të veçanta , urgjente e ngjarje të rëndësishme në jetën e institucionit.
  • Realizon detyra të tjera që gjykohet se janë në përputhje me misionin dhe funksionimin e përgjithshëm të këtij sektori.

 

  • Specialist i Administrimit të Dokumentacionit (Sekretar i Përgjithshëm).

Specialist i Administrimit të Dokumentacionit përveç legjislacionit në fushën e arsimit të lartë, e mbështet veprimtarinë e tij edhe në Ligjin Nr. 9154, datë 06.11.2003 “Për Arkivat”, në normat tekniko-profesionale dhe metodologjike të shërbimit arkivor në RSh si dhe në akte të brendshme të institucionit.

  • Pranon, evidenton e shpërndan korrespondencën zyrtare që vjen në institucion si dhe kryen veprimet për nisjen e korrespondencës zyrtare në destinacionin përkatës.
  • Çdo dokument, shkresë dhe akt që vjen në institucion, pasi regjistrohet në regjistrin e korespondencës i jepet Rektorit dhe, në mungese të tij, me porosi të posaçme të tij me shkrim, i jepet Zëvendësrektorit ose Administratorit.
  • Shpërndan dokumentet, shkresat apo aktet sipas përcaktimeve të Rektorit, tek strukturat përkatëse, kundrejt nënshkrimit.
  • Korrespondenca që i drejtohet Rektorit me shënimin “personale” ose me emrin e tij, i dorëzohen atij kundrejt nënshkrimit. Kur ato trajtojnë probleme të veprimtarisë së institucionit dhe do të qëndrojnë pranë tij, Rektori i kalon te Specialisti i Administrimit të Dokumentacionit, i cili pasi i evidenton në regjistrin e korrespondencës, ua shpërndan kundrejt nënshkrimit personave të ngakuar për ndjekje dhe zgjidhje të problemeve që ngrihen në to.
  • Kur në dokumentet hyrëse konstatohen mungesa, mbahet procesverbal dhe njoftohet Rektori ose zëvendësi i tij si dhe dhe institucioni që i ka dërguar.
  • Regjistron në regjistrin e korrespondencës çdo dokument, shkresë dhe akt tjetër që prodhohet në institucion për t’u dërguar jashtë tij, në çdo institucion, organ, subjekt fizik e juridik, qendror, lokal e rajonal, brenda e jashtë vendit. Pas kësaj, përgatit zarfet, mbyll në to dokumentet, shkruan sipas rregullave adresat, vulos zarfet dhe merr masat për nisjen e tyre në destinacion me mjetin apo personin e caktuar për këtë qëllim.
  • Kontrollon e kërkon zbatimin e kërkesave që duhet të përmbushë një dokument: stemën e Republikës, shkrimin “Republika e Shqipërise”, logon dhe emërtimin e institucionit, emërtimin e strukturës përkatëse, numrin e regjistrit të korrespondencës, shënimin “sekret” kur plotësohen kërkesat ligjore për këtë gjë, vendin e datën, përmbajtjen e lëndës, emrin dhe adresën e marrësit, emrin, mbiemrin dhe funksionin e Titullarit apo personit që nënshkruan dokumentin, firmën e tij dhe vulën. Kopja që mbahet në Sekretari-Arkiv përveç Titullarit, në anë majtas firmoset nga konceptuesi i shkresës dhe eprori i drejtpërdrejtë i tij(përgjegjësi I sektorit ose drejtori). Kur është ngarkuar më shumë se një strukturë për ndjekjen e çështjes, shkresa konceptohet nga struktura e cila është renditur e para në shënimin e titullarit, në bashkëpunim me strtukturat e tjera, dhe tek kopja që mbahet në Sekretari-Arkiv firmoset nga konceptuesit e shkresës dhe eprorët e drejtpërdrejtë.
  • Hap dosjet sipas pasqyrës emërtuese dhe gjatë gjithë vitit, vendos e sistemon në to dokumentet përkatëse.
  • Plotëson kërkesat për shfrytëzimin operativ të dokumenteve, kundrejt firmës në librin e dorëzimit.
  • Ruan e mirëmban dokumentet sipas Rregullores së Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave si dhe legjislacionit në fuqi.
  • Pas përfundimit të çështjes, merr në dorëzim nga strukturat e administratës qendrore dokumentet, të renditura sipas datave, duke vënë në aktin e fundit shenjën AA (akti në arkiv), numrin e dosjes, datën e përfundimit dhe nënshkrimin e zbatuesit.
  • Në fund të vitit verifikon qënien fizike të dokumenteve të hyra, atyre të prodhuara nga administrata qendrore dhe gjendjen e pasqyron në proces verbal.
  • Protokollon e administron çdo dokument tjetër të brendshëm si raporte, studime, relacione, proces verbale, plane pune etj. si të gjithë dokumentet e tjera.
  • Nxjerr rregullisht evidencën e shkresave të hyra dhe të dala gjatë një muaji e ja paraqet Titullarit apo drejtuesit te sektorit si dhe degëve e sektorëve.
  • Mban, ruan e administron vulën e Universitetit “Ismail Qemali” Vlorë, në përputhje me aktet ligjore dhe nënligjore në fuqi, dhe e vendos atë vetëm pasi nënshkruan Rektori ose drejtuesit e tjere të autorizuar prej tij.
  • Në rast dëmtimi të vulës, ajo asgjësohet me procesverbal, në prani e pas nënshkrimit të anëtarëve të Komisionit të caktuar me urdhër të Rektorit. Kur vula humbet, mbahet proces verbal nga i njëjti Komision dhe njoftohen zyrtarisht organet e Policisë së Shtetit.
  • Ndalohet përdorimi i vulës në dokumente e shkresa që nuk kanë emërtim të saktë, që janë të palexueshme, që janë nënshkruar nga persona të paautorizuar e jokompetentë. Ajo mbahet detyrimisht në kasafortë metalike të siguruar; një kopje e çelësit të kasafortës e futur në zarf, ruhet në kasafortën e Rektorit. Kur mungon punonjësi i Administrimit të Dokumentacionit, vula i dorëzohet vetëm personit që cakton Rektori dhe përdoret nga ai sipas rregullave të përshkruara në këtë Rregullore.
  • Bën shpërndarjen e dokumenteve për në destinacionin përkatës.
  • Shpërndarja e dokumentit me destinacion njësitë përbërëse të UV-së bëhet duke marrë firmën e personit që i dorëzohen.
  • Dokumentet me destinacion brenda qytetit të Vlorës, për institucione të tjera, në varësi të llojit të dokumentit dhe rëndësisë që ai paraqet dërgohen nëpërmjet postës shqiptare, duke marrë firmën e personit që i dorëzohen.
  • Dokumentacioni me destinacion jashtë qytetit të Vlorës dhe ato për jashtë shtetit, shpërndarësi i dorëzon në zyrën e postës ku kryhen veprimet e postës zyrtare.
  • Bën dorëzimin e plotë dhe në kohë të dokumentave që krijohen apo hyjnë gjatë vitit, pasi të ketë mbaruar afati operativ I përdorimit, në arkivin e universitetit.
  • Bën mbylljen e regjistrave dhe të dosjeve të çelura sipas pasqyrës emëruese dhe i dorëzon me proçesverbal në arkivin e universitetit.
  • Punonjësit e Sektorit të Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar janë të detyruar të ruajnë sekretet dhe të dhënat zyrtare me të cilat punojnë sipas përcaktimeve të legjislacionit në fuqi për mbrojtjen e të dhënave personale.
  • Zbaton çdo urdhër të posaçëm të Rektorit për situate të veçanta , urgjente e ngjarje të rëndësishme në jetën e institucionit.
  • Realizon detyra të tjera që gjykohet se janë në përputhje me misionin dhe funksionimin e përgjithshëm të këtij sektori.
  • Në realizimin e detyrave të tij respekton me rigorozitet rregullat e përcaktuara në vendimin e Senatit nr.76, datë 05.12.2016 “Për miratimin e rregullores për krijimin, regjistrimin, ruajtjen, shërbimin, dorëzimin e dokumenteve në Universitetin “Ismail Qemali” Vlorë”.

 

 

  • Specialisti i Arkivës

Specialist i Arkivës përveç legjislacionit në fushën e arsimit të lartë, e mbështet veprimtarinë e tij edhe në Ligjin Nr. 9154, datë 06.11.2003 “Për Arkivat”, në normat tekniko-profesionale dhe metodologjike të shërbimit arkivor në RSh si dhe në akte të brendshme të institucionit.

  • Bën arkivimin e dokumenteve duke zbatuar me korrektësi rregullat e përcaktuara në Rregulloren e udhëzimet e Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave si dhe legjislacionit në fuqi.
  • Bashkërendon punën me të gjitha sekretaritë , duke marrë pjesë në mbylljen e regjistrave dhe të dosjeve të hapura sipas pasqyrës emërtuese të çeljes së dosjeve.
  • Bën ekspertizën e vlerës së ruajtjes së dokumenteve dhe vepron sipas vendimeve të Komisionit të Ekspertizës i cili ngrihet me urdhër të Rektorit.
  • Përcakton afatin e ruajtjes së dokumenteve sipas pasqyrës emërtuese, problemit, rëndësisë historiko-kombëtare etj.
  • Verifikon cilësinë e sistemimit dhe ekspertizës së vlerave të ruajtjes së dokumenteve që do të dorëzohen në arkiv dhe bën rregullimin e mangësive të tyre.
  • Përgatit për shqyrtim listat e veçimit për asgjësim të dokumenteve që kanë plotësuar afatin e ruajtjes, bën dorëzimin në Arkivin vendor Vlorë, të dokumenteve me rëndësi historiko-kombëtare të cilat kanë plotësuar kohën e qëndrimit pranë Arkivit të Rektoratit të Universitetit “Ismail Qemali”Vlorë.
  • Harton e plotëson mjetet e informacionit elektronik mbi dokumentacionin.
  • Bën drejtimin metodiko-shkencor, ndjek e kontrollon zbatimin e akteve ligjore e nënligjore për protokoll-arkivin e fakulteteve e njësive të tjera vartëse të Universitetit.
  • Në bashkëpunim me struktura e tjera harton pasqyrën emërtuese të hapjes së dosjeve, në bazë të kritereve arkivore dhe e paraqet për miratim tek Titullari.
  • Harton inventarët e dosjeve duke i ndarë në vite, në të përhershme dhe të përkohshme, sipas strukturave përkatëse dhe rëndësisë së çështjes. Për dosjet e përkohshme përcakton afatin e ruajtjes dhe i propozon Komisionit përkatës për të vendosur.
  • Hap e përgatit dosjen e fondit ku vendosen historiku i institucionit dhe i fondit arkivor, udhëzimi metodik i përpunimit të fondit dhe skema e përpunimit, lista e veçimit e akte te tjera të asgjësimit të dokumenteve, të hyrje-daljeve, të shfrytëzimit dhe gjendjes së materialeve në arkiv etj.
  • Kujdeset për hartimin e listave të dokumenteve me afatet e ruajtjes e cila shqyrtohet e vendoset nga Komisioni i Ekspertizës dhe miratohet nga Rektori.
  • Kontrollon çdo vit dosjet që kanë plotësuar afatet e ruajtjes dhe, pasi merr mendimin e strukturave përkatëse, përgatit listat e dokumenteve të veçuara për asgjësim.
  • Kërkon që Arkivi të vendoset në mjedis të përshtatshëm që plotëson kushtet e ruajtjes së dokumenteve, të pajisur me mjete kundër zjarrit, të mbrojtur nga rrezet e diellit, pluhuri e dëmtues të tjerë, dyert e dritaret të jenë të siguruara me rrjetë metalike e brava automatike, të ketë dosje të veçanta kartoni dhe ato të vendosen në rafte sipas parametrave teknikë.
  • Punonjësit e Sektorit të Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar janë të detyruar të ruajnë sekretet dhe të dhënat zyrtare me të cilat punojnë sipas përcaktimeve të legjislacionit në fuqi për mbrojtjen e të dhënave personale.
  • Zbaton çdo urdhër të posaçëm të Rektorit për situate të veçanta , urgjente e ngjarje të rëndësishme në jetën e institucionit.
  • Realizon detyra të tjera që gjykohet se janë në përputhje me misionin dhe funksionimin e përgjithshëm të këtij sektori.
  • Në realizimin e detyrave të tij respekton me rigorozitet rregullat e përcaktuara në vendimin e Senatit nr.76, datë 05.12.2016 “Për miratimin e rregullores për krijimin, regjistrimin, ruajtjen, shërbimin, dorëzimin e dokumenteve në Universitetin “Ismail Qemali” Vlorë”.

 

  • Specialisti (kordinator) i BA, Asamblesё sё Personelit akademik (ASP) dhe Komisioneve tё Pёrhershme.
  • Është përgjegjës për mbajtjen e protokollit të çdo mbledhjeje të organeve kolegjiale.
  • Zbardh vendimet e dala nga mbledhjet e organeve kolegjiale tё UV (veҫ Senatit) tek Rektori (Rektorati) Senati, Administratori, Dekanatёt dhe Kёshilli i Etikёs.
  • Ai regjistron, administron dhe shpёrndan materialet/vendimet e organeve kolegjiale tё UV (veҫ Senatit) tek Rektori (Rektorati) Senati, Administratori, Dekanatёt dhe Kёshilli i Etikёs.
  • Bën njoftimet tek anetaret e organeve kolegjiale per thirjen e mbledhjes se radhes nga kryetari.
  • Realizon detyra të tjera që gjykohet se janë në përputhje me misionin dhe funksionimin e përgjithshëm të këtij sektori.
  • Kryen detyra të tjera qe i ngarkon përgjegjësi i sektorit për mbarevajtjen e punëve të Sektorit të Administrimit të Burimeve Njerëzore dhe Dokumentit zyrtar.

 

Në realizim të detyrave të tij specialist:

  • Zbaton me përpikmëri dhe në nivel të lartë profesional të gjitha detyrat e ngarkuara nga eprorët e tij;
  • jep përgjigje ligjore dhe teknike për problemet specifike që mbulon sipas detyrave që i ngarkohen brenda sektorit, si dhe përgatit propozime lidhur me trajtimin e çështjeve të ndryshme me karakter profesional dhe teknik, sipas fushave që mbulon sektori;
  • Ndjek korrespondencën që i është dhënë për trajtim, duke respektuar rigorozisht afatet e përcaktuara. Përgatit materialin dhe pasi e siglon ia paraqet përgjegjësit të sektorit.
  • Mban përgjegjësi për cilësinë dhe saktësinë profesionale të materialeve të përgatitura;
  • Punon në vazhdimësi për rritjen e aftësive vetiake tekniko-profesionale dhe marrin pjesë në veprimtaritë trajnuese për këtë qëllim, në funksion të plotësimit sa më të mirë të detyrës së ngarkuar, të njohë legjislacionin në fuqi dhe në mënyrë të veçantë atë që lidhet me punën sipas specifikës së fushës që mbulon.

 

C. Vendndodhja e zyrës.

Godina e Rektoratit

 

D. Legjislacioni bazë për funksionimin e drejtorisë.

  • Ligji nr.80/2015 “Për Arsimin e Lartë dhe kërkimin shkencor në Institucionet e Arsimit të Lartë në Republikën e Shqipërisë”.
  • Statuti i UV-së.
  • Rregullore e UV-së.
  • Kodi i Etikës së UV-së.

 

Kontakt

Drejtoria Juridike, Personelit dhe Dokumentacionit

email: drejtoriajuridike@univlora.edu.al

Sektori juridik

email: sektorijuridik@univlora.edu.al

Sektori i Administrimit tё Burimeve Njerёzore dhe Dokumentit zyrtar

email: burimenjerezore@univlora.edu.al